12/09/2021
Los organigramas son representaciones visuales de la estructura de una organización, mostrando la jerarquía y las relaciones entre diferentes roles y departamentos. Sin embargo, la inclusión de personas externas a la organización requiere una consideración especial, ya que no forman parte de la estructura interna formal.
Consultas habituales sobre la representación de externos en un organigrama
Una de las preguntas más frecuentes es: ¿ dónde se ubican los asesores externos en un organigrama ? La respuesta depende de la naturaleza de su relación con la organización. Si son consultores que aportan opiniones no vinculantes, su representación suele ser diferente a la de asesores internos que forman parte del equipo.
Otras preguntas comunes incluyen:
- ¿Cómo se representa a un contratista independiente?
- ¿Cómo se distingue entre un asesor externo y un empleado?
- ¿Se debe incluir a todos los externos en el organigrama o solo a los clave?
- ¿Qué tipo de organigrama es el más adecuado para representar a externos?
Tipos de organigramas y la representación de externos
Existen diferentes tipos de organigramas, cada uno con sus propias ventajas y desventajas. La elección del tipo de organigrama dependerá de la complejidad de la organización y la información que se desea comunicar.
Organigrama vertical (jerárquico)
En un organigrama vertical, la jerarquía se representa de forma vertical, con los puestos de mayor rango en la parte superior. Los externos se pueden representar de diferentes maneras, dependiendo de su rol. Por ejemplo, se podrían representar con un rectángulo diferente al de los empleados, o se podría crear una sección separada para los externos en el diagrama. Es importante indicar claramente el estatus del externo (consultor, contratista, etc.)
Organigrama horizontal
En un organigrama horizontal, el énfasis está en las relaciones entre diferentes departamentos o funciones. Los externos se pueden representar como parte de un equipo o proyecto, si están directamente involucrados en el mismo.
Organigrama matricial
Este tipo de organigrama combina la estructura jerárquica con la funcional. Los externos se pueden incorporar según su relación con los equipos o proyectos, mostrando la naturaleza colaborativa o consultiva.
Organigrama mixto
En un organigrama mixto se combinan elementos de diferentes tipos de organigramas. Esto permite una representación más completa, pero también puede ser más complejo. La ubicación de los externos dependerá de la estructura combinada.
Cómo representar a alguien externo en un organigrama
Para representar adecuadamente a un externo en un organigrama, es importante considerar:
- Su rol: ¿Son consultores, contratistas, proveedores o miembros de un consejo asesor?
- Su relación con la organización: ¿Con qué departamentos o individuos trabajan?
- La naturaleza de su contribución: ¿Proporcionan asesoramiento, servicios o productos?
Usando esta información, se puede decidir cómo representar al externo en el diagrama. Algunas opciones incluyen:
- Rectángulos de diferente forma o color: Esta es una forma simple de distinguir a los externos de los empleados.
- Líneas discontinuas: Se pueden utilizar líneas discontinuas para representar la relación entre un externo y la organización, para destacar que no es una relación de empleado-empleador.
- Sección separada: Para una mayor claridad, puede ser útil crear una sección separada en el organigrama para los externos.
- Tabla anexa: Se puede agregar una tabla aparte que describa a los externos y su relación con la empresa.
Ejemplos de representación de externos
| Rol | Representación en el Organigrama |
|---|---|
| Consultor Externo | Rectángulo con borde punteado, conectado con una línea discontinua al departamento correspondiente |
| Proveedor | Rectángulo de diferente color, fuera de la estructura principal, con una línea discontinua que lo vincula al departamento que gestiona la relación |
| Miembro del Consejo Asesor | Rectángulo con un título distintivo en el diagrama superior, indicando su rol |
Recomendaciones para crear un organigrama que incluya externos
Para crear un organigrama claro y preciso que incluya a personas externas, es esencial:
- Mantener la simplicidad: Evitar la sobrecarga de información. El objetivo es proporcionar una visión general de la estructura.
- Utilizar una leyenda: Para que sea fácil entender la representación de los diferentes roles y relaciones.
- Utilizar software especializado: Existen herramientas que facilitan la creación y actualización de organigramas.
- Revisar y actualizar periódicamente el organigrama: Para reflejar los cambios en la estructura y las relaciones con los externos.
La representación de externos en un organigrama requiere una cuidadosa planificación y ejecución para garantizar que el diagrama sea preciso, claro y fácil de entender. La clave está en clarificar el rol y la relación del externo con la organización.