Factura electrónica: obligación, imprenta y todo lo que necesitas saber

La factura electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para las empresas en España, y su adopción es cada vez más obligatoria. Este artículo profundiza en la obligación de la factura electrónica, aclarando dudas sobre su implementación, tipos, requisitos legales y el impacto en la tradicional imprenta de facturas.

¿Quiénes están obligados a emitir factura electrónica?

La obligatoriedad de la factura electrónica en España se implementa de forma gradual. A finales de 2024, las empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros deberán adoptar este sistema. Para el resto de las empresas, el plazo límite se extiende hasta finales de 202Este cambio significativo ha impulsado un aumento del 30% en el uso de la factura electrónica en España durante 2022, según datos de SERES.

Es importante destacar que la obligación afecta principalmente a las relaciones comerciales entre empresas (B2B). Las ventas a particulares (B2C) generalmente están exentas de esta normativa en la actualidad, aunque esto puede cambiar en el futuro.

Tipos de Factura Electrónica

Existen dos tipos principales de factura electrónica :

• Factura electrónica estructurada: Utiliza un formato estándar XML, permitiendo la automatización completa del proceso, tanto en la emisión como en la recepción. Esta opción ofrece mayor eficiencia y reduce errores.
• Factura electrónica no estructurada: Se presenta como una imagen digital (PDF, escaneo de una factura en papel). Su gestión requiere procesos manuales o el uso de tecnologías OCR (reconocimiento óptico de caracteres), lo que la hace menos eficiente que la opción estructurada.

Ventajas de la Factura Electrónica

La facturación electrónica ofrece múltiples beneficios:

• Reducción de costes: Elimina los gastos asociados a la impresión, el papel, el envío físico y el almacenamiento.
• Ahorro de tiempo: Automatiza los procesos de emisión, recepción y gestión de facturas.
• Mayor seguridad: Reduce el riesgo de pérdida, robo o manipulación de documentos.
• Trazabilidad: Facilita el seguimiento del ciclo de vida de las facturas.
• Transparencia: Aumenta la transparencia en las transacciones comerciales.
• Reducción de la morosidad: Facilita el seguimiento de pagos.
• Responsabilidad social corporativa: Contribuye a la sostenibilidad ambiental al reducir el consumo de papel.

Regulación de la Factura Electrónica en España

La factura electrónica en España se regula principalmente por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Posteriormente, la Ley 18/2022, Ley crea y crece, refuerza la obligación de su uso en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales.

Impacto en la Imprenta de Facturas

La creciente adopción de la factura electrónica representa un cambio significativo para las empresas de imprenta tradicionales que se dedicaban a la impresión de facturas en papel. Esta transición exige una adaptación a nuevas tecnologías y servicios, posiblemente enfocándose en otras áreas de impresión o en la prestación de servicios de digitalización de documentos.

Proceso de Implementación de la Factura Electrónica para Pymes

Para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), la implementación de la factura electrónica puede parecer un proceso complejo. Sin embargo, siguiendo estos pasos, se puede simplificar:

1. Investigación y selección del proveedor: Es crucial elegir un software de factura electrónica certificado que cumpla con los requisitos legales y que se ajuste a las necesidades de la empresa. Se deben considerar aspectos como la reputación del proveedor, la seguridad de los datos, la usabilidad de la plataforma y la disponibilidad de soporte técnico.
2. Configuración del sistema: Una vez seleccionado el proveedor, se debe configurar el sistema para que se adapte a la imagen corporativa de la empresa.
3. Formación del equipo: Es fundamental formar al personal para que utilice correctamente el software de factura electrónica .
4. Introducción de la información: Se deben introducir los datos necesarios en el sistema para cada factura.
5. Pruebas: Se deben realizar pruebas antes de la implementación total para asegurar el correcto funcionamiento del sistema.
6. Envío de facturas: Las facturas se envían electrónicamente a través de medios seguros.
7. Archivo de facturas: Se deben archivar las facturas electrónicas de forma segura para cumplir con las obligaciones fiscales.

Datos Obligatorios en una Factura Electrónica

Una factura electrónica válida debe incluir todos los datos obligatorios según la legislación vigente. La omisión de cualquier dato puede acarrear sanciones. Entre los datos esenciales se encuentran:

• Datos del emisor y del receptor (nombre, CIF/NIF, dirección, etc.)
• Fecha de emisión
• Número de factura
• Descripción de los bienes o servicios
• Importe total
• Impuestos aplicados
• Forma de pago

Consultas Habituales sobre Factura Electrónica

La transición a la factura electrónica representa un desafío, pero también una oportunidad para optimizar los procesos empresariales y mejorar la eficiencia. La información y la planificación adecuadas son claves para una transición exitosa. La colaboración con un proveedor de confianza y la formación del personal son fundamentales para una implementación sin problemas. La factura electrónica no solo cumple con la ley sino que se convierte en una herramienta estratégica para el crecimiento empresarial.